Slimmere ruimte, beter werken: hoe een Amerikaans bedrijfskantoor de efficiëntie van vergaderingen herwon met een reserveringstablet voor vergaderingen

Als bedrijven uitbreiden, is een van de eerste systemen dat kapot gaat, het management van vergaderruimtes.En medewerkers die door de gangen dwaalden op zoek naar ruimte kostten een toonaangevende U.S. bedrijf kostbare tijd elke dag. Het bedrijf had behoefte aan een moderne oplossingReserveringstablet voor vergaderingensysteem dat in staat iszichtbaarheid in realtime,geautomatiseerde boekingscontrole,en eenverbonden digitaal werkplek-ecosysteem.

Wanneer kantoorruimte een operationeel knelpunt wordt

De klant, een internationaal technologiebedrijf dat in acht verdiepingen in Chicago opereert, beheerde meer dan 60 vergaderruimtes.met schommelende aanwezigheid en onvoorspelbaar gebruik van de kamer.

Hun bestaande hulpmiddelen konden niet bijblijven:

• Outlook-kalenders onthulde nietdaadwerkelijkbezetting van de kamer
• Handmatige aanmelding veroorzaakte verwarring
• Niet-aanwezigheid veroorzaakte een voortdurend tekort aan kamers
• Werknemers hadden geen vertrouwen in de beschikbaarheid van informatie

Het werd duidelijk dat de organisatie een uniforme, geautomatiseerde oplossing nodig had, die gericht was op eenOffice Scheduling Tabletmet intelligente werkruimte data.

Waarom traditionele systemen niet efficiënt zijn geweest

De vorige boekingsmethoden van het bedrijf waren niet transparant: werknemers kwamen vaak in kamers terecht die leeg waren, ondanks het feit dat ze waren gemarkeerd als "gereserveerd"." of gevonden bezette kamers die vrij op de kalender verschenen.

De kernvraagstukken waren:

• Geen real-time bezettingsbewaking
• Geen automatische release voor verlaten vergaderingen
• Geen zicht op de beschikbare ruimtes vanaf de vloer
• Geen analyses om gebruikspatronen te begrijpen

EenTablet voor de conferentieruimteenPlaatje voor het tonen van de kamerplanningHet ecosysteem biedt de geïntegreerde aanpak die hun faciliteit nodig heeft.

Het opbouwen van een verenigd, acht verdiepingen tellend netwerk voor vergadermanagement

De nieuwe oplossing heeft een netwerk vanTablets voor het beheer van bedrijfsruimtesDeze borden schilderden:

• Live beschikbaarheid
• Huidige status van de vergadering
• Komende reserveringen
• Opties voor het reserveren van een verblijf

Met Microsoft 365 verbonden,Conferentieplanning tabletDe installatie-teams zijn geconfigureerd:

• Automatische vrijgave van niet-opkomende personen
• Regels voor de rangschikking van kamers
• Toekenning van werkruimte per verdieping
• Onderhoudsmeldingen

Alle gecentraliseerde via deslimme conferentie tablet interface.

Een real-time optimalisatie-ervaring op de muur

De impact was onmiddellijk.Digitaal bord voor vergaderruimtesHet is de bedoeling dat de teamleiders de mogelijkheid hebben om de status van de ruimte in een oogopslag zichtbaar te maken en dat de verlichtte indicatoren onderbrekingen voorkomen.tablet voor het plannen van de werkruimteom binnen enkele seconden open ruimtes te identificeren op alle acht verdiepingen.

De faciliteitsbeheerders hebben het meeste baat bij deintelligente tablets voor vergaderruimtesgeproduceerd:

• Warmtekaarten
• Gegevens over het gebruik in piekuren
• Inzichten in capaciteit
• Analyse van de planning tussen verschillende vloeren

Deze gegevens onthulden eindelijk hoe ruimtesEigenlijk...gebruikte en waar herontwerpen nodig waren.

Meetbare winst in gebruik en efficiëntie

Binnen drie maanden:

• Geestboekingen daalden met 63%
• Conflicten tijdens vergaderingen zijn aanzienlijk afgenomen
• Reserveringen voor de begeleiding zijn toegenomendoor real-time deur display tabletten
• Algemene benutting van vergaderruimte verbeterd met 28%

De toevoeging van eenTablet voor het opsporen van de bezetting van de kamerDe Commissie heeft de Commissie verzocht om een verslag uit te brengen over de resultaten van de evaluatie van de resultaten van het onderzoek.

De medewerkers beschreven de ruimte coördinatie als“moeilijk, nauwkeurig en stressvrij".

Wat de cliënt over de transformatie zei

De directeur van de bedrijfsvoering zei:

¢Dit systeem heeft eindelijk duidelijkheid gebracht.We kunnen precies zien hoe onze ruimtes worden gebruikt, en dat stelt ons in staat om weloverwogen beslissingen te nemen".

Een afdelingsmanager voegde eraan toe:

De interface is eenvoudig, betrouwbaar en altijd up-to-date.Het is onderdeel geworden van onze dagelijkse werkvloei".

Hun feedback weerspiegelt de betrouwbaarheid en transparantie van deOffice planning display tabletHet ecosysteem.

Een toekomstgerichte blauwdruk voor de optimalisatie van bedrijfsruimte

Deze zaak toont aan hoe een uitgebreidetablet voor het beheer van kantoorruimteDe oplossingen kunnen de efficiëntie in grote bedrijven veranderen.

• Herontwerp van de vergaderruimte
• Steun aan hybride werkstrategieën
• Voorspellen van toekomstige behoeften aan werkruimte
• Verminderen van de wrijving in het bedrijf
• Verbeter de ervaring van de werknemers

Voor elk multinationaal bedrijf dat op zoek is naar betere kostenbeheersing, slimmer ruimtegebruik en gestroomlijnde activiteiten, is eentablet voor het optimaliseren van bedrijfsbijeenkomstenis niet langer optioneel is essentieel voor de moderne werkplek